1. Definicje

Na potrzeby niniejszej Polityki Prywatności przyjmujemy następujące definicje, które pozwolą lepiej zrozumieć sposób przetwarzania danych osobowych przez WeAreFuture:

1. Administrator Danych Osobowych (dalej: "Administrator", "My") – WeAreFuture Prosta Spółka Akcyjna ul. Grzybowska 87, 00-844, Warszawa, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001113979, NIP 5273118996, REGON 529056407 przez Sąd Rejonowy dla miasta st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego. Jesteśmy odpowiedzialni za przetwarzanie Twoich danych osobowych zgodnie z przepisami prawa.

2. Dane osobowe – wszelkie informacje, które umożliwiają bezpośrednią lub pośrednią identyfikację osoby fizycznej, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres IP, dane lokalizacyjne oraz informacje gromadzone przez pliki cookies i inne podobne technologie.

3. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz w sprawie swobodnego przepływu takich danych.

4. Serwis – serwisy internetowe, aplikacje oraz platformy edukacyjne i inne usługi online prowadzone przez WeAreFuture, dostępne pod adresem związanym z naszą działalnością - www.wearefuture.ai.

5. Użytkownik (Ty) – każda osoba fizyczna korzystająca z naszych usług, odwiedzająca Serwis lub nawiązująca z nami kontakt w ramach prowadzonej działalności.

6. Pliki cookies – niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu końcowym, które umożliwiają m.in. personalizację zawartości Serwisu, analizę ruchu na stronie oraz dopasowanie treści marketingowych.

7. Polityka Prywatności (Polityka) – niniejszy dokument opisujący zasady, cele oraz podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych w ramach działalności WeAreFuture.

2. Przetwarzanie danych w związku z korzystaniem z serwisu 

W ramach korzystania z naszych usług, w tym Serwisu oraz innych oferowanych funkcjonalności, przetwarzamy Twoje dane osobowe w sposób niezbędny do realizacji świadczonych przez nas usług, zapewnienia ich bezpieczeństwa, a także doskonalenia naszej oferty.

Możesz się z nami skontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych w następujący sposób:

• E-mail: hello@wearefuture.ai

• Adres korespondencyjny: ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa

Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje na temat celów, podstaw prawnych oraz zasad przetwarzania danych osobowych w związku z naszą działalnością. Dokładamy wszelkich starań, aby procesy przetwarzania danych były zgodne z obowiązującymi przepisami i respektowały Twoje prawa.

3. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w celach zgodnych z przepisami prawa, w szczególności RODO. W ramach prowadzonej działalności cele przetwarzania danych obejmują:

1. Świadczenie usług drogą elektroniczną – w tym zapewnienie dostępu do Serwisu, aplikacji oraz platform edukacyjnych. Przetwarzanie danych w tym celu odbywa się na podstawie niezbędności do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

2. Analityka i optymalizacja usług – obejmuje analizę aktywności Użytkowników w Serwisie oraz ich preferencji, co pozwala na ulepszanie funkcjonalności i treści. Podstawą prawną przetwarzania w tym zakresie jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Marketing bezpośredni – w tym wysyłka newsletterów, kampanie reklamowe oraz inne działania promocyjne związane z naszą ofertą. Przetwarzanie danych w tym celu odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) lub uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

4. Obsługa zapytań i kontakt z Użytkownikami – w tym udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i pytania przesłane za pośrednictwem formularzy kontaktowych lub poczty elektronicznej. Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5. Spełnienie obowiązków prawnych – w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych. Przetwarzanie w tym zakresie odbywa się na podstawie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

6. Zapewnienie bezpieczeństwa – ochrona systemów informatycznych, zapobieganie nadużyciom oraz zapewnienie zgodności z zasadami bezpieczeństwa danych. Podstawą prawną przetwarzania w tym zakresie jest nasz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jeżeli będziemy przetwarzać dane w celach innych niż wskazane powyżej, zawsze poinformujemy Cię o tym przed rozpoczęciem takiego przetwarzania i, jeżeli będzie to wymagane, uzyskamy Twoją zgodę.

4. Zakres przetwarzanych danych osobowych

W zależności od sposobu korzystania z naszych usług, przetwarzamy różne kategorie danych osobowych. Poniżej przedstawiamy szczegółowy zakres przetwarzanych danych:

1. Dane przekazywane bezpośrednio przez Użytkowników:

   • Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu – w przypadku rejestracji na szkolenia, korzystania z formularzy kontaktowych lub zakupu usług.

   • Dane nieobowiązkowe, takie jak adres korespondencyjny czy dane firmowe (np. NIP), przekazywane dobrowolnie przez Użytkownika podczas zamówienia.

2. Dane techniczne i zbierane automatycznie:

   • Adres IP, typ przeglądarki, typ urządzenia, system operacyjny, unikalne identyfikatory urządzenia.

   • Informacje o aktywności w Serwisie, w tym odwiedzone podstrony, czas spędzony na stronie, kliknięcia w elementy Serwisu.

3. Dane gromadzone w celach marketingowych:

   • Preferencje zakupowe lub szkoleniowe, historia interakcji z naszymi materiałami marketingowymi (np. kliknięcia w linki w newsletterze).

   • Dane zbierane za pomocą plików cookies lub innych podobnych technologii (np. informacje o odwiedzinach, zainteresowaniach na podstawie przeglądanych treści).

4. Dane dotyczące transakcji:

   • Informacje o dokonanych zakupach, używanych metodach płatności (uwaga: nie przechowujemy danych kart płatniczych, które obsługiwane są wyłącznie przez zaufanych operatorów płatności).

5. Dane wrażliwe:

   • Nie przetwarzamy danych szczególnych kategorii (np. danych dotyczących zdrowia, poglądów politycznych, wyznań religijnych), chyba że jest to niezbędne i wynika z wyraźnej zgody Użytkownika.

Dane, które zbieramy, są ograniczone do tych, które są niezbędne do realizacji konkretnych celów przetwarzania, zgodnie z zasadą minimalizacji.

5. Pliki cookies i technologie śledzące

W ramach korzystania z Serwisu używamy plików cookies oraz innych technologii śledzących w celu zapewnienia prawidłowego działania Serwisu, ulepszania naszych usług, a także dostosowywania treści marketingowych. Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje na temat stosowanych technologii:

1. Czym są pliki cookies?

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe przechowywane na Twoim urządzeniu (komputerze, smartfonie, tablecie), które umożliwiają zapamiętywanie ustawień i preferencji użytkownika oraz analizowanie sposobu korzystania z Serwisu. Cookies mogą być używane zarówno przez nas, jak i przez zaufanych partnerów, takich jak dostawcy narzędzi analitycznych czy marketingowych.

2. Rodzaje plików cookies, które stosujemy:

• Cookies niezbędne do działania Serwisu:
  Zapewniają prawidłowe funkcjonowanie Serwisu i umożliwiają korzystanie z jego podstawowych funkcjonalności (np. logowanie, zapamiętywanie preferencji).
  Przykład: cookies uwierzytelniające sesję użytkownika.

• Cookies analityczne i statystyczne:
  Umożliwiają zbieranie danych na temat sposobu korzystania z Serwisu, takich jak liczba odwiedzających, źródła ruchu, czas spędzony na stronie.
  Przykład: cookies Google Analytics, które pomagają nam zrozumieć, jak użytkownicy korzystają z naszej strony.

• Cookies marketingowe:
  Służą do wyświetlania reklam dopasowanych do preferencji użytkownika. Dane te mogą być wykorzystywane również przez naszych zaufanych partnerów w celu tworzenia reklam behawioralnych.
  Przykład: piksel Facebooka, piksel LinkedIn.

3. Zarządzanie plikami cookies:

Masz możliwość samodzielnego zarządzania plikami cookies poprzez ustawienia swojej przeglądarki internetowej. Możesz zablokować korzystanie z plików cookies lub usunąć już zapisane pliki. Pamiętaj jednak, że wyłączenie obsługi plików cookies może wpłynąć na funkcjonowanie niektórych elementów Serwisu.

4. Technologie śledzące innych firm:

W Serwisie mogą być wykorzystywane technologie dostarczane przez zewnętrznych partnerów:

• Analityka statystyczna ruchu w Serwisie:
  Wykorzystujemy narzędzia takie jak Google Analytics (Google Inc., USA), które umożliwiają nam analizę statystyk dotyczących ruchu na stronie. Przetwarzane dane są zanonimizowane i nie pozwalają na identyfikację użytkownika. Polityka prywatności usługodawcy: Google Ads Preferences.

• Pixel Meta (Facebook):
  W ramach Serwisu stosujemy piksel Facebooka, który pozwala nam na mierzenie skuteczności kampanii reklamowych i dopasowanie treści reklam do zainteresowań użytkowników. Serwis Meta bazuje na danych, wobec których sam jest administratorem. My nie przekazujemy żadnych dodatkowych danych osobowych poza tym, co gromadzone jest w plikach cookies. Polityka prywatności usługodawcy: Meta Privacy.

• LinkedIn Pixel:
  Korzystamy z piksela LinkedIn, który umożliwia nam analizowanie skuteczności działań marketingowych w kanale B2B. Dane przetwarzane przez LinkedIn są administrowane zgodnie z ich polityką prywatności: LinkedIn Privacy Policy.

• Technologie remarketingowe:
  Stosujemy techniki remarketingowe, które pozwalają na wyświetlanie użytkownikom reklam dopasowanych do ich wcześniejszych interakcji z naszym Serwisem. Nie przekazujemy żadnych identyfikowalnych danych osobowych operatorom reklam.

Pełne informacje na temat zasad działania tych narzędzi znajdziesz w politykach prywatności dostawców.

5. Twoja zgoda:

Korzystając z Serwisu po raz pierwszy, zostaniesz poproszony o wyrażenie zgody na stosowanie plików cookies. Możesz w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę, zmieniając ustawienia przeglądarki lub korzystając z odpowiednich funkcji dostępnych w Serwisie.

6. Przekazywanie danych do podmiotów trzecich

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom trzecim w zakresie niezbędnym do realizacji świadczonych przez nas usług, zapewnienia ich bezpieczeństwa oraz prowadzenia działań analitycznych i marketingowych. Zawsze dbamy o to, aby takie przekazanie było zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz zabezpieczone odpowiednimi umowami. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje o kategoriach podmiotów, którym możemy przekazywać Twoje dane:

1. Kategorie podmiotów, którym udostępniamy dane:

• Dostawcy usług IT i technologicznych:
  Podmioty odpowiedzialne za hosting, przechowywanie danych, obsługę serwera oraz wsparcie techniczne naszych systemów informatycznych.

• Operatorzy płatności:
  W przypadku realizacji transakcji za usługi płatne (np. szkolenia lub subskrypcje), Twoje dane związane z płatnościami są przekazywane operatorom płatności w celu realizacji transakcji. Nie przechowujemy danych Twojej karty płatniczej – przetwarza je wyłącznie operator.

• Podmioty analityczne i marketingowe:
  Współpracujemy z zaufanymi partnerami, którzy wspierają nas w analizie ruchu w Serwisie oraz realizacji kampanii reklamowych (Google, Meta, Linkedin)..

• Agencje marketingowe i partnerzy reklamowi:
  Możemy współpracować z agencjami odpowiedzialnymi za prowadzenie kampanii promocyjnych w naszym imieniu, które otrzymują dostęp do danych niezbędnych do realizacji ich działań (np. kampanii remarketingowych).

• Podmioty wspierające obsługę klienta:
  Firmy zajmujące się obsługą zapytań, reklamacjami lub wsparciem technicznym w zakresie naszych usług.

• Podmioty związane z realizacją obowiązków prawnych:
  W określonych sytuacjach, wynikających z przepisów prawa, możemy być zobowiązani do udostępnienia Twoich danych organom publicznym, takim jak urzędy skarbowe, sądy czy organy ścigania.

2. Zabezpieczenie danych przy przekazywaniu:

Wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie Twoich danych osobowych, przetwarzają je na podstawie odpowiednich umów (umowy powierzenia przetwarzania danych) i zobowiązują się do zapewnienia bezpieczeństwa danych zgodnie z przepisami RODO.

3. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG):

Twoje dane mogą być przekazywane do państw spoza EOG, w szczególności jeśli współpracujemy z międzynarodowymi dostawcami usług chmurowych lub technologicznych. W takich przypadkach zapewniamy odpowiedni poziom ochrony danych, np. poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych zgodnych z przepisami RODO.

7. Okres przechowywania danych osobowych

Twoje dane osobowe są przetwarzane i przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Po zakończeniu tego okresu dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przetwarzanie jest wymagane przepisami prawa lub niezbędne do ochrony naszych praw. Poniżej przedstawiamy szczegółowe zasady przechowywania danych:

1. Dane przetwarzane w celu realizacji umowy:

• Dane przekazane w związku z korzystaniem z naszych usług (np. rejestracja na szkolenia, zakup produktów) są przechowywane przez czas trwania umowy oraz do momentu upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy.

2. Dane przetwarzane na podstawie zgody:

• Dane przetwarzane na podstawie Twojej zgody (np. na cele marketingowe) są przechowywane do momentu wycofania zgody. Po jej wycofaniu dane mogą być przechowywane w celach dowodowych przez okres, w którym możesz dochodzić swoich roszczeń związanych z przetwarzaniem danych.

3. Dane przetwarzane w celach analitycznych i statystycznych:

• Dane takie jak pliki cookies, adresy IP czy dane o aktywności w Serwisie są przechowywane przez czas niezbędny do realizacji celów analitycznych i optymalizacji działania Serwisu, jednak nie dłużej niż przez [określony czas, np. 2 lata], chyba że zostaną wcześniej zanonimizowane.

4. Dane przetwarzane w celach prawnych:

• Dane niezbędne do realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. podatkowych i rachunkowych) są przechowywane przez okres wymagany przepisami, zazwyczaj [określony czas, np. 5 lat od zakończenia roku, w którym doszło do zdarzenia podatkowego].

5. Dane przetwarzane w celu ochrony praw:

• Dane przechowywane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami są przetwarzane przez okres przedawnienia roszczeń określony w przepisach prawa (np. do 6 lat w przypadku roszczeń cywilnoprawnych).

6. Usuwanie i anonimizacja danych:

• Po zakończeniu okresu przetwarzania dane są trwale usuwane lub anonimizowane w sposób uniemożliwiający ich identyfikację.

  
  

8. Prawa użytkownika

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych, przysługują Ci określone prawa wynikające z przepisów RODO. Szanujemy Twoje prawa i umożliwiamy ich realizację zgodnie z obowiązującymi regulacjami. Poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje o przysługujących Ci uprawnieniach:

1. Prawo dostępu do danych

Masz prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, oraz dostęp do informacji o:

• celach przetwarzania,

• kategoriach przetwarzanych danych,

• odbiorcach danych,

• planowanym okresie przechowywania danych,

• Twoich prawach związanych z przetwarzaniem,

• źródle danych, jeśli nie zostały zebrane bezpośrednio od Ciebie.

2. Prawo do sprostowania danych

Jeżeli Twoje dane osobowe są nieprawidłowe lub niekompletne, masz prawo zażądać ich poprawienia lub uzupełnienia.

3. Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”)

Masz prawo zażądać usunięcia Twoich danych osobowych, jeżeli:

• dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane,

• cofnąłeś zgodę na przetwarzanie danych, a nie mamy innej podstawy prawnej do ich przetwarzania,

• zgłosisz skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania,

• dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,

• obowiązek usunięcia wynika z przepisów prawa.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania

Masz prawo żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych, jeśli:

• kwestionujesz prawidłowość danych – na czas weryfikacji,

• przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale sprzeciwiasz się ich usunięciu,

• nie potrzebujemy już danych, ale są one Ci potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,

• wniosłeś sprzeciw wobec przetwarzania – na czas rozpatrywania sprzeciwu.

5. Prawo do przenoszenia danych

Masz prawo otrzymać dane osobowe, które nam dostarczyłeś, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego. Możesz również zażądać, abyśmy przesłali te dane bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe.

6. Prawo do sprzeciwu

Masz prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych:

• w celach marketingowych – w takim przypadku zaprzestaniemy przetwarzania danych w tych celach,

• w innych celach opartych na naszym uzasadnionym interesie – sprzeciw wymaga uzasadnienia.

7. Prawo do cofnięcia zgody

Jeżeli przetwarzamy Twoje dane na podstawie zgody, masz prawo ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

8. Prawo do skargi

Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z przepisami, masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego – w Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Sposób realizacji praw

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami w jeden z poniższych sposobów:

• E-mail: hello@wearefuture.ai

• Adres korespondencyjny: ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa

9. Bezpieczeństwo danych osobowych

Dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych osobowych i podejmujemy wszelkie niezbędne środki, aby chronić je przed nieautoryzowanym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem. Nasze działania obejmują zarówno techniczne, jak i organizacyjne zabezpieczenia, które są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa oraz najlepszymi standardami w zakresie ochrony danych osobowych.

1. Stosowane środki bezpieczeństwa:

• Szyfrowanie danych – wykorzystujemy odpowiednie technologie szyfrowania (np. SSL/TLS) w celu ochrony przesyłanych danych, w szczególności podczas korzystania z formularzy rejestracyjnych i kontaktowych.

• Zabezpieczenie systemów informatycznych – nasze systemy informatyczne są zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem za pomocą zapór ogniowych, systemów wykrywania włamań oraz regularnych aktualizacji oprogramowania.

• Kontrola dostępu – dostęp do Twoich danych mają wyłącznie uprawnione osoby, które są zobowiązane do zachowania poufności.

2. Współpraca z zaufanymi podmiotami:

Współpracujemy wyłącznie z dostawcami usług i partnerami, którzy zapewniają odpowiednie standardy bezpieczeństwa i przetwarzają dane zgodnie z zawartymi umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych.

3. Szkolenia i procedury:

Pracownicy oraz współpracownicy WeAreFuture są regularnie szkoleni w zakresie ochrony danych osobowych i zobowiązani do przestrzegania przyjętych przez nas procedur bezpieczeństwa.

4. Reakcja na incydenty:

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych podejmujemy odpowiednie działania, w tym:

• informowanie osób, których dane dotyczą, jeśli naruszenie może wpłynąć na ich prawa i wolności,

• zgłaszanie naruszeń do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli jest to wymagane przepisami prawa.

5. Twoja odpowiedzialność:

Twoje działania również wpływają na bezpieczeństwo danych. Prosimy o:

• korzystanie z bezpiecznych połączeń internetowych podczas przesyłania danych,

• nieudostępnianie danych logowania osobom trzecim,

• kontaktowanie się z nami w przypadku podejrzenia naruszenia bezpieczeństwa Twoich danych.

10. Zmiany w Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w celu dostosowania jej do obowiązujących przepisów prawa, zmian w naszej działalności, nowych technologii lub ulepszania świadczonych usług. O wszelkich istotnych zmianach poinformujemy Cię odpowiednio wcześniej, udostępniając zmienioną wersję Polityki w naszym Serwisie.

1. Kiedy mogą zostać wprowadzone zmiany?

Zmiany mogą być wprowadzone w szczególności w przypadku:

• nowelizacji przepisów dotyczących ochrony danych osobowych,

• wprowadzenia nowych usług lub funkcji w Serwisie, które wpływają na przetwarzanie danych,

• zmian technologicznych związanych z działaniem naszych systemów.

2. Jak poinformujemy o zmianach?

• O każdej istotnej zmianie w Polityce poinformujemy za pośrednictwem Serwisu (np. poprzez baner informacyjny lub powiadomienie) oraz, jeśli będzie to wymagane, drogą elektroniczną (np. e-mail, jeśli posiadamy Twoje dane kontaktowe).

• Nowa wersja Polityki Prywatności zostanie opublikowana z wyraźnym wskazaniem daty wejścia w życie zmian.

3. Twoje prawa w związku ze zmianami:

Jeżeli zmiany będą wymagały Twojej zgody (np. nowe cele przetwarzania danych), poprosimy o jej ponowne wyrażenie. W przypadku braku zgody możesz zaprzestać korzystania z naszych usług lub skontaktować się z nami w celu usunięcia swoich danych.