Informacje prawne
Regulamin Usług Rozwojowych
(„Regulamin”) Wersja: 1.1 Data obowiązywania: 15.03.2026
§1. Postanowienia ogólne – cel i zakres
1. Regulamin określa zasady świadczenia przez Usługodawcę usług rozwojowych, w szczególności: szkoleń otwartych, szkoleń zamkniętych, usług doradczych oraz usług wdrożeniowych, realizowanych stacjonarnie, zdalnie (w tym w czasie rzeczywistym) oraz w formach mieszanych (blended).
2. Regulamin opisuje standard postępowania Usługodawcy w całym cyklu usługi, w tym: identyfikację potrzeb i celów, projektowanie, realizację, działania weryfikujące osiągnięcie celów i/lub efektów uczenia się (jeżeli dotyczy), ewaluację, dokumentowanie i archiwizację oraz obsługę reklamacji.
3. Usługodawca stosuje podejście oparte na rezultatach oraz dowodach realizacji wymagań jakości, w tym w szczególności w obszarze: orientacji na Klienta i jego potrzeby (w tym dostępność), projektowania, realizacji i zarządzania efektami usług rozwojowych.
4. Regulamin jest udostępniany Klientom i Uczestnikom w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.
5. Usługodawca zapewnia równe traktowanie Klientów i Uczestników oraz bezpieczne warunki uczenia się i współpracy, bez dyskryminacji i wykluczenia. Zasady te obowiązują na wszystkich etapach cyklu Usługi, w tym w procesie rekrutacji, realizacji, ewaluacji oraz obsługi reklamacji, z uwzględnieniem zgłoszonych potrzeb w zakresie dostępności.
§2. Dane Usługodawcy i kontakt
1. Usługodawca: WeAreFuture Prosta Spółka Akcyjna, ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa, NIP: 5273118996, KRS: 0001113979.
2. Kontakt operacyjny (organizacja usług): hello@wearefuture.ai.
3. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: hello@wearefuture.ai.
§3. Definicje
1. Usługa rozwojowa („Usługa”) – usługa stacjonarna, zdalna (w tym w czasie rzeczywistym) lub mieszana, ukierunkowana na rozwój kompetencji i/lub kwalifikacji Klienta/Uczestników.
2. Klient – osoba lub podmiot zamawiający usługę rozwojową i/lub korzystający z usługi rozwojowej.
3. Uczestnik – osoba biorąca udział w Usłudze.
4. Szkolenie otwarte – Usługa o z góry określonym programie i terminie, dostępna dla Uczestników z różnych organizacji; może być realizowana stacjonarnie, zdalnie lub hybrydowo.
5. Szkolenie zamknięte – Usługa projektowana dla jednego Klienta; możliwa personalizacja zakresu, metod i logistyki; może być realizowana stacjonarnie, zdalnie lub hybrydowo.
6. Usługa doradcza – Usługa polegająca na diagnozie, rekomendacjach i/lub wsparciu decyzyjnym Klienta (np. konsultacje, warsztaty, sesje indywidualne/grupowe), zgodnie z Ofertą.
7. Usługa wdrożeniowa – Usługa polegająca na wsparciu Klienta w zaprojektowaniu i/lub wdrożeniu uzgodnionego rozwiązania (np. procesu, narzędzia, sposobu pracy), zgodnie z Ofertą.
8. Oferta – dokument przygotowany przez Usługodawcę po analizie potrzeb Klienta, określający parametry Usługi, w tym: cel, zakres, formę, metody, harmonogram, zasady organizacyjne, kadrę, warunki udziału, zasady ewaluacji oraz – jeżeli dotyczy – zasady weryfikacji efektów.
9. Umowa – umowa zawierana pomiędzy Klientem a Usługodawcą dotycząca realizacji Usługi (w tym poprzez akceptację Oferty, zamówienie lub odrębny dokument).
10. Kadra (Prowadzący) – osoby odpowiadające za przebieg Usługi, w tym osoby projektujące i realizujące usługę (np. trenerzy, konsultanci, facylitatorzy).
11. Efekty uczenia się – mierzalne osiągnięcia Uczestnika po zakończeniu procesu rozwojowego, zdefiniowane w programie/Opisie Usługi (np. w obszarze wiedzy, umiejętności, postaw).
12. Działania weryfikujące osiągnięcie celów i/lub efektów Usługi („Walidacja/Weryfikacja”) – aktywności służące potwierdzeniu, czy założone cele i/lub efekty zostały osiągnięte; obejmują walidację efektów uczenia się.
13. Ewaluacja – systematyczne zbieranie i analiza informacji zwrotnej o jakości Usługi (np. ankiety, rozmowy, przeglądy) w celu doskonalenia treści, metod i organizacji.
14. Dokumentacja – komplet dokumentów związanych z realizacją Usługi (np. program, komunikacja organizacyjna, materiały, wyniki weryfikacji/walidacji – jeżeli dotyczy, wyniki ewaluacji, rejestr reklamacji), w zakresie adekwatnym do rodzaju usługi oraz wymagań prawa i/lub finansowania publicznego.
15. Usługa współfinansowana / rozliczana w systemach publicznych (np. BUR/EFS/KFS) – Usługa realizowana zgodnie z dodatkowymi wytycznymi i wymaganiami instytucji finansujących, w zakresie mającym zastosowanie do danej Usługi.
16. Dostępność Usługi – umożliwienie osobom ze szczególnymi potrzebami korzystania z Usługi na zasadzie równości z innymi osobami.
§4. Rola Platformy i dokumentów powiązanych
1. Usługodawca może wykorzystywać Platformę edukacyjną jako narzędzie wspierające realizację Usług, w szczególności do: komunikacji organizacyjnej, udostępniania materiałów (w tym nagrań – jeżeli dotyczy), realizacji testów/ankiet oraz przekazywania dokumentów.
2. Zasady korzystania z Platformy (konto, dostęp do treści, wymagania techniczne, prawa i obowiązki użytkownika) określa odrębny dokument: Regulamin Platformy Szkoleniowej WeAreFuture, dostępny pod adresem: www.wearefuture.ai/regulamin-platformy-szkoleniowej.
3. W przypadku rozbieżności między Regulaminem Platformy a niniejszym Regulaminem w zakresie świadczenia Usług, pierwszeństwo mają postanowienia niniejszego Regulaminu oraz Oferty/Umowy (w odniesieniu do danej Usługi).
4. Platforma (jeżeli jest wykorzystywana w danej Usłudze) może służyć również do:
a) przekazywania informacji o Usłudze (program, forma, terminy, wymagania, zasady organizacyjne),
b) udostępniania materiałów dydaktycznych i zasobów dodatkowych,
c) udostępniania nagrań zajęć lub materiałów archiwalnych – jeżeli dotyczy danej Usługi,
d) realizacji testów/quizów/zadań oraz ankiet ewaluacyjnych – jeżeli dotyczy,
e) przekazywania dokumentów związanych z realizacją Usługi, w tym w szczególności certyfikatów (obligatoryjnie) oraz – jeżeli dotyczy danej Usługi – zaświadczeń potwierdzających osiągnięte efekty uczenia się lub wyniki weryfikacji/walidacji.
5. Jeżeli dana Usługa obejmuje dostęp do nagrań i/lub materiałów na Platformie, informacja o zakresie dostępu (w tym o czasie dostępu i zasadach korzystania) jest każdorazowo wskazywana w Ofercie/Opisie Usługi lub w komunikacji organizacyjnej.
6. W zakresie korzystania z Platformy w ramach Usługi zastosowanie mają łącznie: niniejszy Regulamin (świadczenie Usług) oraz odrębny Regulamin Platformy (zasady konta, dostępu do treści i funkcji).
§5. Misja i standard realizacji usług
1. Misją Usługodawcy jest wspieranie rozwoju kompetencji Klientów i Uczestników poprzez szkolenia, doradztwo i działania wdrożeniowe, realizowane w sposób praktyczny, rzetelny i zorientowany na zastosowanie w środowisku pracy.
2. Usługodawca organizuje i realizuje Usługi według spójnego procesu obejmującego: diagnozę potrzeb i celu, projekt usługi, przygotowanie organizacyjne, realizację, ewaluację oraz uporządkowanie dokumentacji i wniosków doskonalących.
3. Usługodawca realizuje działania edukacyjne również we współpracy z partnerami instytucjonalnymi, w tym z Polskim Funduszem Rozwoju (PFR) – w zakresie wynikającym z aktualnych inicjatyw i projektów.
§6. Identyfikacja potrzeb Klienta i dostępność
1. Przed zawarciem Umowy Usługodawca identyfikuje cele i potrzeby Klienta, w tym – w zakresie adekwatnym do usługi – potrzeby dotyczące dostępności.
2. Klient ma możliwość zgłoszenia szczególnych potrzeb w zakresie dostępności przed rozpoczęciem Usługi oraz w trakcie jej realizacji.
3. Usługodawca uzgadnia z Klientem warunki realizacji Usługi w odniesieniu do zgłoszonych potrzeb dostępności oraz informuje o zakresie możliwych dostosowań.
4. Usługodawca określa minimalne warunki, które musi spełnić Klient/Uczestnik, aby osiągnąć cele i efekty Usługi (np. wymagania wstępne, warunki techniczne w usługach zdalnych, minimalna obecność – jeżeli dotyczy) i komunikuje je przed rozpoczęciem Usługi.
§7. Projektowanie Usługi (podejście oparte na dowodach)
1. Usługodawca projektuje Usługi w oparciu o aktualną i rzetelną wiedzę oraz sprawdzone praktyki w danej dziedzinie.
2. Projekt Usługi obejmuje co najmniej: opis celu, zakres, program/plan, dobór metod i narzędzi wspierania uczenia się oraz sposób ewaluacji.
3. Jeżeli dla danej Usługi uzgadnia się cele mierzalne poprzez efekty uczenia się, Usługodawca definiuje je w Ofercie lub opisie Usługi w sposób umożliwiający ich późniejszą weryfikację.
§8. Oferta i Umowa – zasady zawierania
1. Szkolenia otwarte: warunki udziału, program, termin, forma realizacji, cena oraz wymagania techniczne/organizacyjne są komunikowane w opisie usługi oraz potwierdzane w procesie zapisu.
2. Szkolenia zamknięte, usługi doradcze i wdrożeniowe: są realizowane na podstawie Oferty przygotowanej po analizie potrzeb oraz Umowy/akceptacji Oferty przez Klienta.
3. Oferta zawiera co najmniej:
a) nazwę i rodzaj Usługi (otwarta/zamknięta/doradcza/wdrożeniowa),
b) adresata Usługi (profil uczestników) i warunki udziału,
c) cel(e) i oczekiwane rezultaty; jeżeli dotyczy – efekty uczenia się,
d) program/plan, harmonogram oraz formę realizacji,
e) metody pracy i narzędzia,
f) zasady organizacyjne (miejsce/narzędzia, komunikacja, wymagania techniczne),
g) zasady dostępności i sposób zgłaszania potrzeb,
h) zasady ewaluacji,
i) zasady weryfikacji/walidacji (jeżeli dotyczy),
j) zasady płatności i rozliczeń,
k) zasady zgłaszania reklamacji i sytuacji nieprzewidzianych.
4. W usługach wdrożeniowych Oferta określa dodatkowo: etapy prac, role i odpowiedzialności stron, produkty końcowe oraz sposób odbioru rezultatów.
§9. Kadra – dobór i wymagania
1. Usługodawca dobiera kadrę adekwatnie do celu i zakresu Usługi.
2. Klient ma możliwość zapoznania się (w zakresie uzgodnionym w Ofercie lub opisie usługi) z informacjami o kompetencjach/rolach kadry realizującej Usługę.
3. Jeżeli w Usłudze występuje weryfikacja/walidacja, Usługodawca zapewnia zasady bezstronności oceny zgodnie z Załącznikiem nr 1 (w zakresie, w jakim ma to zastosowanie do danej usługi).
4. Jeżeli w realizacji Usługi uczestniczą osoby lub podmioty współpracujące (w tym podwykonawcy), Usługodawca zapewnia, aby realizowali oni swoje zadania zgodnie z wymaganiami jakości oraz zasadami poufności, praw autorskich i ochrony danych osobowych określonymi w Regulaminie oraz w Ofercie/Umowie, w zakresie dotyczącym danej Usługi.
5. Usługodawca zapewnia wyznaczenie ról niezbędnych do prawidłowej realizacji Usługi, w szczególności:
a) Koordynator/Opiekun Usługi – odpowiedzialny za organizację, komunikację organizacyjną, bieżące wsparcie uczestników oraz kompletowanie dokumentacji operacyjnej,
b) Prowadzący (Trener/Konsultant/Facylitator) – odpowiedzialny za realizację merytoryczną Usługi zgodnie z programem/planem,
c) Osoba odpowiedzialna za jakość (lub funkcja jakości) – odpowiedzialna za przegląd wniosków z ewaluacji i inicjowanie działań doskonalących, a także nadzór nad obsługą reklamacji w zakresie jakości,
d) Osoba weryfikująca/walidująca (jeżeli dotyczy) – odpowiedzialna za przeprowadzenie weryfikacji/walidacji zgodnie z Załącznikiem nr 1.
6. W usługach doradczych i wdrożeniowych Usługodawca wskazuje w Ofercie/Umowie dodatkowo podział odpowiedzialności i współpracę po stronie Klienta (np. dostarczenie danych wejściowych, udział w warsztatach, akceptacje etapów, odbiór rezultatów).
7. W przypadku sporu dotyczącego wyniku weryfikacji/walidacji (jeżeli dotyczy), Usługodawca zapewnia rozpatrzenie zgłoszenia oraz – jeżeli zasadne – ponowną ocenę przez inną osobę niż pierwotnie oceniająca, zgodnie z Załącznikiem nr 1.
§10. Rekrutacja i przygotowanie organizacyjne
1. Usługodawca zapewnia komunikację organizacyjną przed rozpoczęciem Usługi, obejmującą w szczególności: terminy, miejsce/narzędzia, zasady udziału, wymagania techniczne (dla usług zdalnych), zasady kontaktu oraz zasady bezpieczeństwa i poufności (jeżeli dotyczy).
2. Dla usług zdalnych stosuje się zasady z Załącznika nr 2.
3. Usługodawca zapewnia przygotowanie logistyczne adekwatne do formy Usługi (narzędzia, materiały, platforma, wsparcie organizacyjne).
§11. Realizacja Usługi
1. Usługodawca realizuje Usługę zgodnie z programem/planem i zasadami uzgodnionymi z Klientem.
2. Usługodawca zapewnia możliwość bieżącego zgłaszania problemów organizacyjnych w trakcie realizacji Usługi.
3. Usługodawca prowadzi Dokumentację realizacji adekwatną do formy Usługi (stacjonarna/zdalna/mieszana) oraz wymagań prawnych/finansowania publicznego – jeżeli dotyczy.
4. Jeżeli Umowa/Oferta określa minimalną obecność lub inne warunki zaliczenia, warunki te są komunikowane przed rozpoczęciem Usługi.
5. Usługodawca może zaprojektować formy wsparcia utrwalenia efektów uczenia się (np. materiały follow-up, zadania wdrożeniowe, sesje konsultacyjne po zakończeniu Usługi), o czym informuje w Ofercie. Zakres wsparcia po-szkoleniowego jest uzgadniany z Klientem.
§12. Weryfikacja/Walidacja osiągnięcia celów i efektów (jeżeli dotyczy)
1. Jeżeli Oferta/Opis Usługi przewiduje działania weryfikujące osiągnięcie celów i/lub efektów, Usługodawca:
a) komunikuje zasady, kryteria i sposób przeprowadzenia weryfikacji,
b) dobiera metody adekwatne do efektów i charakteru Usługi,
c) dokumentuje przebieg i wynik w zakresie adekwatnym do usługi.
2. W przypadku, gdy dla danej Usługi przewidziano weryfikację/walidację, Usługodawca może wystawić zaświadczenie zawierające informację o wynikach oraz kryteriach oceny – jeżeli dotyczy danej Usługi i wynika to z Oferty/Opisu Usługi lub wymogów programu finansowania.
3. Szczegółowe zasady, metody i tryb reklamacji wyniku/procesu określa Załącznik nr 1.
§13. Ewaluacja jakości (obowiązkowa)
1. Usługodawca przeprowadza ewaluację każdej Usługi w zakresie adekwatnym do jej formy i celu (np. ankieta, rozmowa podsumowująca, przegląd merytoryczny).
2. Wyniki ewaluacji są analizowane i wykorzystywane do doskonalenia projektowania i realizacji usług.
3. Zakres udostępnienia wyników ewaluacji Klientowi jest uzgadniany, z uwzględnieniem poufności i ochrony danych.
4. Wnioski z ewaluacji są dokumentowane, a w razie potrzeby Usługodawca planuje działania doskonalące (korygujące lub zapobiegawcze), wskazując zakres działań, odpowiedzialność oraz termin realizacji.
5. Usługodawca okresowo przegląda skuteczność wdrożonych działań doskonalących, w szczególności w odniesieniu do powtarzających się uwag, reklamacji lub ryzyk w realizacji Usług.
§14. Dokumentacja i archiwizacja
1. Usługodawca prowadzi Dokumentację dla każdej Usługi w zakresie adekwatnym do rodzaju usługi oraz wymagań prawnych i/lub programowych (BUR/EFS/KFS – jeżeli dotyczy).
2. Dokumentacja obejmuje co najmniej: Ofertę/Opis Usługi i Umowę/akceptację, program/plan, komunikację organizacyjną, materiały (jeżeli dotyczy), wyniki weryfikacji/walidacji (jeżeli dotyczy), wyniki ewaluacji oraz rejestr reklamacji (jeżeli wystąpiły).
3. Okres archiwizacji Dokumentacji wynika z przepisów prawa, ustaleń umownych oraz wymagań instytucji finansujących (jeżeli dotyczy).
4. Dokumentacja może być przechowywana w formie elektronicznej lub papierowej z ograniczeniem dostępu do osób uprawnionych.
§15. Zasady płatności i rozliczeń
1. Zasady płatności za Usługi są określane w opisie usługi (szkolenia otwarte) lub w Ofercie/Umowie (szkolenia zamknięte, doradztwo, wdrożenia).
2. W usługach finansowanych/rozliczanych ze środków publicznych obowiązują dodatkowe zasady rozliczeń i dokumentowania – w zakresie mającym zastosowanie.
§16. Zmiany organizacyjne, odwołanie Usługi i sytuacje nieprzewidziane
1. Usługodawca może odwołać Usługę lub zmienić jej termin/organizację z ważnych przyczyn, w szczególności: braku minimalnej liczby uczestników (w szkoleniach otwartych – jeżeli dotyczy), niedostępności kadry z przyczyn losowych, awarii technicznej, zdarzeń niezależnych (siła wyższa).
2. O zmianach Usługodawca informuje Klienta/Uczestników niezwłocznie przy użyciu uzgodnionych kanałów komunikacji (np. e-mail, Platforma).
3. W razie całkowitego odwołania Usługi Klientowi przysługuje: zwrot wniesionej opłaty lub przeniesienie na inny termin/usługę równoważną – zgodnie z uzgodnieniami.
4. W sytuacjach nadzwyczajnych Usługodawca może: zmienić formę realizacji (np. na zdalną/hybrydową), zapewnić zastępstwo kadry, przedłużyć termin realizacji lub zawiesić realizację do czasu ustania przyczyn.
§17. Reklamacje i zgłoszenia (jakość, organizacja, realizacja)
1. Klient/Uczestnik ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą jakości lub realizacji Usługi.
2. Reklamacje oraz zgłoszenia sytuacji nieprzewidzianych mogą być składane w dowolnej fazie realizacji Usługi.
3. Reklamacje składa się:
a) e-mailowo na adres: support@wearefuture.ai, lub
b) pisemnie na adres Usługodawcy.
4. Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej: dane zgłaszającego, nazwę/termin Usługi, opis zdarzenia oraz oczekiwania. Zalecany formularz stanowi Załącznik nr 3.
5. Usługodawca potwierdza otrzymanie reklamacji w terminie 2 dni roboczych.
6. Reklamacje rozpatrywane są w terminie 14 dni od otrzymania kompletnego zgłoszenia; w sprawach skomplikowanych Usługodawca informuje o wydłużeniu terminu i przyczynach.
7. W przypadku uznania reklamacji Usługodawca może w szczególności: zaproponować działania naprawcze, powtórzenie elementu Usługi, zajęcia uzupełniające, przeniesienie na inny termin lub inne rozwiązanie uzgodnione z Klientem.
8. Niezależnie od procedury reklamacyjnej opisanej w Regulaminie, Klient/Uczestnik może skorzystać z innych dostępnych środków ochrony prawnej, a w przypadku Usług współfinansowanych lub rozliczanych w ramach systemów publicznych (jeżeli dotyczy) – ma prawo złożyć skargę również do właściwej instytucji/operatora danego programu lub systemu, w zakresie przewidzianym w jego zasadach.
§18. Reklamacje dotyczące weryfikacji/walidacji (jeżeli dotyczy)
1. Jeżeli Usługa przewiduje weryfikację/walidację, Uczestnik może zgłosić reklamację dotyczącą procesu lub wyniku w terminie 14 dni od otrzymania informacji o wyniku.
2. Reklamacja może dotyczyć w szczególności: niezgodności metody z programem/komunikacją, naruszenia zasad bezstronności, błędów w ocenie lub niezgodności z procedurą.
3. Tryb postępowania określa Załącznik nr 1.
§19. Prawa autorskie, materiały, nagrywanie, poufność
1. Materiały i treści udostępniane w ramach Usługi stanowią własność intelektualną Usługodawcy lub podmiotów współpracujących i są chronione prawem autorskim.
2. Uczestnik może korzystać z materiałów wyłącznie na własny użytek edukacyjny, w zakresie niezbędnym do udziału w Usłudze i utrwalania wiedzy po jej zakończeniu.
3. Zabrania się kopiowania, rozpowszechniania, publikowania, udostępniania osobom trzecim oraz komercyjnego wykorzystywania materiałów bez zgody Usługodawcy.
4. Zabrania się nagrywania zajęć (audio/wideo/screen recording) bez uprzedniej zgody Usługodawcy oraz prowadzącego (jeżeli dotyczy).
5. Jeżeli w ramach Usługi obowiązuje poufność (np. praca na danych firmowych), zakres i zasady poufności są określone w Ofercie/Umowie.
§20. Ochrona danych osobowych (RODO)
1. Usługodawca przetwarza dane osobowe Klientów/Uczestników zgodnie z RODO i obowiązującymi przepisami.
2. Zakres przetwarzanych danych jest adekwatny do realizacji Usługi, obsługi organizacyjnej, rozliczeń oraz prowadzenia Dokumentacji; brak podania danych niezbędnych może uniemożliwić udział w Usłudze lub spełnienie obowiązków prawnych.
3. Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych, w szczególności: szyfrowanie połączeń (jeżeli dotyczy), ograniczenie dostępu do danych do osób uprawnionych, działania organizacyjne zwiększające bezpieczeństwo.
4. Szczegółowe klauzule informacyjne RODO stanowią Załącznik nr 4 lub są udostępniane Klientowi/Uczestnikowi przed rozpoczęciem Usługi (w zależności od sposobu rekrutacji i formy realizacji).
§21. Postanowienia końcowe
1. Regulamin wchodzi w życie z dniem wskazanym w nagłówku.
2. Usługodawca może aktualizować Regulamin w związku ze zmianami prawa, wymaganiami programów finansowania lub doskonaleniem procesów. Zmiany mają zastosowanie do Usług zamawianych po dacie publikacji/udostępnienia zmian, o ile przepisy nie stanowią inaczej.
3. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego.
4. Spory wynikające z realizacji Usług strony będą starały się rozwiązać polubownie, a w razie braku porozumienia – przez sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy (z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów dotyczących Konsumentów).
ZAŁĄCZNIKI:
Załącznik nr 1 – Procedura weryfikacji/walidacji celów i efektów (jeżeli dotyczy)
Załącznik nr 2 – Zasady uczestnictwa w zajęciach zdalnych (wymagania techniczne i organizacyjne)
Załącznik nr 3 – Formularz reklamacji / zastrzeżenia / sytuacji nieprzewidzianej
Załącznik nr 4 – Klauzule informacyjne RODO (wzór)
ZAŁĄCZNIK NR 1
PROCEDURA WERYFIKACJI/WALIDACJI CELÓW I EFEKTÓW USŁUGI (JEŻELI DOTYCZY)
1. Cel
1) Procedura określa zasady, metody i proces weryfikacji/walidacji w sposób zapewniający: adekwatność metod do Usługi, bezstronność oceny (w zakresie, w jakim jest wymagana), rzetelne udokumentowanie wyników oraz spójność z programem/Ofertą.
2. Zakres zastosowania
1) Procedura ma zastosowanie do tych Usług, w których Oferta/Opis Usługi przewiduje weryfikację/walidację celów i/lub efektów uczenia się.
3. Definicje
1) Walidacja efektów uczenia się – proces weryfikacji i potwierdzania, że Uczestnik osiągnął efekty uczenia się określone w programie (wiedza, umiejętności, postawy).
2) Działania weryfikujące – aktywności potwierdzające osiągnięcie celu/efektów Usługi (obejmują walidację).
4. Zasady ogólne
1) Metody i kryteria weryfikacji/walidacji są komunikowane Uczestnikom przed rozpoczęciem lub na początku Usługi.
2) Metody są dobierane adekwatnie do celów i efektów Usługi (np. test, zadanie praktyczne, projekt, prezentacja, analiza przypadku).
3) Wynik weryfikacji/walidacji jest dokumentowany w zakresie adekwatnym do usługi.
5. Bezstronność (jeżeli dotyczy)
1) Jeżeli charakter Usługi lub wymogi finansowania/publiczne wytyczne tego wymagają, osoba oceniająca nie jest jednocześnie osobą prowadzącą dany moduł/element.
2) W usługach o wąskim zakresie dopuszczalna jest ocena przez prowadzącego, o ile zastosowane są obiektywne kryteria oceny i sposób dokumentowania.
6. Odpowiedzialność i nadzór
1) Za organizację procesu weryfikacji/walidacji odpowiada Koordynator/Opiekun Usługi lub osoba wskazana przez Usługodawcę.
2) Za rozpatrywanie reklamacji dotyczących procesu/wyniku odpowiada osoba wyznaczona przez Usługodawcę, a w razie potrzeby – osoba nadzorująca jakość.
7. Dokumentowanie
1) Minimalny zapis obejmuje: zastosowaną metodę, kryteria, datę, wynik/wnioski oraz identyfikację osoby oceniającej.
2) Zakres udostępnienia wyników Klientowi jest określony w Ofercie/Umowie z uwzględnieniem poufności i ochrony danych.
8. Reklamacje dotyczące walidacji
1) Uczestnik ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą procesu lub wyniku w terminie 14 dni od otrzymania wyniku.
2) Reklamacja może dotyczyć: niezgodności metody z programem, naruszenia zasad bezstronności, błędów w ocenie/obliczeniu wyniku, niezgodności z procedurą.
3) Procedura: zgłoszenie pisemne → weryfikacja przez osobę wyznaczoną przez Usługodawcę → ewentualna ponowna walidacja przez inną osobę → decyzja w terminie 14 dni roboczych → informacja zwrotna.
ZAŁĄCZNIK NR 2
ZASADY UCZESTNICTWA W ZAJĘCIACH ZDALNYCH (WYMAGANIA TECHNICZNE I ORGANIZACYJNE)
1. Postanowienia ogólne
1) Załącznik określa zasady uczestnictwa w zajęciach realizowanych zdalnie.
2) Zajęcia zdalne są realizowane z wykorzystaniem narzędzi komunikacyjnych wskazanych w komunikacji organizacyjnej.
2. Wymagania techniczne
1) Uczestnik zapewnia we własnym zakresie:
a) stabilne połączenie internetowe,
b) urządzenie z aktualnym oprogramowaniem umożliwiającym udział w spotkaniu,
c) mikrofon i głośniki/słuchawki; kamera – jeżeli wymagana w danej Usłudze.
2) Uczestnik ponosi koszty dostępu do internetu i utrzymania urządzeń.
3. Zasady organizacyjne i netykieta
1) Uczestnik loguje się punktualnie i stosuje do instrukcji prowadzącego.
2) Uczestnik przestrzega zasad kultury komunikacji i współpracy.
3) Zabrania się udostępniania linków/dostępów osobom trzecim.
4) Zabrania się nagrywania zajęć bez zgody Usługodawcy i prowadzącego.
4. Problemy techniczne
1) W razie problemów technicznych Uczestnik w pierwszej kolejności podejmuje standardowe czynności (ponowne dołączenie, restart, zmiana sieci).
2) Jeżeli problem uniemożliwia udział, Uczestnik zgłasza go kanałem wskazanym w komunikacji organizacyjnej.
5. Konsekwencje naruszeń
1) Naruszenie zasad może skutkować: upomnieniem, usunięciem z zajęć, niezaliczeniem elementu Usługi (jeżeli dotyczy), a w przypadkach rażących – przerwaniem udziału.
6. Bezpieczeństwo spotkań i dostępu
1) Usługodawca może stosować środki bezpieczeństwa adekwatne do narzędzia (np. hasło dostępu, „poczekalnia”, kontrola wejścia, indywidualne linki, identyfikacja uczestnika) w celu ograniczenia dostępu osób nieuprawnionych.
2) Uczestnik zobowiązany jest:
a) nie udostępniać linków, haseł ani danych dostępowych osobom trzecim,
b) dbać o bezpieczeństwo swojego urządzenia i połączenia (aktualne oprogramowanie, ochrona antywirusowa – jeżeli dotyczy),
c) nie podejmować działań zmierzających do obejścia zabezpieczeń narzędzi.
3) Prowadzący/koordynator może odmówić dostępu do zajęć lub usunąć ze spotkania osobę:
a) nieuprawnioną,
b) naruszającą zasady Regulaminu,
c) zakłócającą przebieg zajęć lub bezpieczeństwo spotkania.
7. Odpowiedzialność i zakres wsparcia
1) Usługodawca zapewnia organizację zajęć oraz dostęp do narzędzi wskazanych w komunikacji organizacyjnej, natomiast nie ponosi odpowiedzialności za problemy techniczne po stronie Uczestnika (sprzęt, jakość łącza, konfiguracja, oprogramowanie, awarie po stronie dostawcy internetu).
2) Jeżeli problemy techniczne wystąpią po stronie narzędzia wykorzystywanego przez Usługodawcę, Usługodawca podejmie działania zmierzające do możliwie szybkiego przywrócenia realizacji (np. ponowne uruchomienie spotkania, zmiana linku, zmiana narzędzia lub terminu – adekwatnie do sytuacji).
3) Jeżeli Usługa przewiduje minimalną obecność lub inne warunki zaliczenia, zasady postępowania w przypadku przerw technicznych po stronie Uczestnika są określane w komunikacji organizacyjnej lub w Ofercie/Opisie Usługi.
8. Kanał zgłoszeń i wsparcie w trakcie
1) Uczestnik otrzymuje przed zajęciami informację o kanale zgłoszeń problemów organizacyjnych/technicznych (np. e-mail, numer telefonu, czat – zgodnie z ustaleniami).
2) Zgłoszenie powinno zawierać: imię i nazwisko, nazwę usługi, datę/ godzinę, opis problemu oraz (jeżeli możliwe) zrzut ekranu.
ZAŁĄCZNIK NR 3
FORMULARZ REKLAMACJI / ZASTRZEŻENIA / SYTUACJI NIEPRZEWIDZIANEJ
I. Dane zgłaszającego
Imię i nazwisko / Nazwa firmy: ____________________________
E-mail: ____________________________ Telefon: ____________________________
Firma/Instytucja (jeśli dotyczy): ____________________________
II. Dane Usługi
Nazwa Usługi: ____________________________
Forma: [ ] stacjonarna [ ] zdalna [ ] hybrydowa [ ] mieszana
Data/termin realizacji: ____________________________
Prowadzący (jeśli dotyczy): ____________________________
III. Przedmiot zgłoszenia
Data zdarzenia: ____________________________
Opis problemu / sytuacji: ________________________________________________
Kategoria (można zaznaczyć więcej niż jedną):
[ ] jakość realizacji / prowadzenia
[ ] niezgodność z Ofertą / programem
[ ] materiały
[ ] organizacja / komunikacja
[ ] warunki techniczne (zdalnie)
[ ] weryfikacja/walidacja (jeżeli dotyczy)
[ ] inne: _______________________
IV. Oczekiwania zgłaszającego
__________________________________________________________
V. Załączniki (opcjonalnie)
__________________________________________________________
ZAŁĄCZNIK NR 4 DO REGULAMINU
KLAUZULE INFORMACYJNE RODO
Wersja: 1.0; Data obowiązywania: [DD.MM.RRRR]
INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH
Zgodnie z art. 13 i 14 RODO informujemy:
1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
WeAreFuture Prosta Spółka Akcyjna
Adres: ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa
NIP: 5273118996 KRS: 0001113979 REGON: 529056407
E-mail: hello@wearefuture.ai
2. KONTAKT W SPRAWACH OCHRONY DANYCH
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych skontaktujesz się z nami:
E-mail: hello@wearefuture.ai
Adres korespondencyjny: ul. Grzybowska 87, 00-844 Warszawa (z dopiskiem: „Ochrona danych osobowych”)
3. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH
3.1 REALIZACJA UMOWY (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)
CEL:
- realizacja usług rozwojowych (szkolenia otwarte/zamknięte, usługi doradcze i wdrożeniowe),
- komunikacja organizacyjna związana z usługą,
- prowadzenie dokumentacji realizacji usługi (np. potwierdzenia udziału/obecności – jeśli dotyczy, wyniki zadań/testów – jeśli dotyczy, ankiety),
- obsługa płatności i rozliczeń oraz kontakt w sprawach organizacyjnych.
KATEGORIE DANYCH (przykładowo, zależnie od usługi):
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- dane firmy/instytucji (jeśli dotyczy),
- dane do faktury (jeśli dotyczy),
- dane o uczestnictwie i postępach w ramach usługi (jeżeli dotyczy).
CZAS PRZECHOWYWANIA:
- przez okres realizacji umowy/usługi,
- oraz przez okresy wskazane w pkt 5 (retencja).
3.2 OBOWIĄZEK PRAWNY (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)
CEL:
- spełnienie obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych,
- archiwizacja dokumentacji, jeżeli wymagają tego przepisy lub warunki finansowania (np. projekty współfinansowane – jeżeli dotyczy).
KATEGORIE DANYCH:
- dane niezbędne do wystawienia dokumentów księgowych,
- dane wymagane przez instytucje finansujące (jeżeli dotyczy).
CZAS PRZECHOWYWANIA:
- zgodnie z przepisami prawa (np. podatkowymi/rachunkowymi) i/lub wymogami instytucji finansujących (jeżeli dotyczy).
3.3 PRAWNIE UZASADNIONY INTERES (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – JEŚLI STOSOWANE
CEL:
- zapewnienie jakości usług i ich doskonalenie (analiza ewaluacji),
- dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami,
- marketing własny usług (informacje o nowych usługach/wydarzeniach) – o ile stosowane w tej formie.
KATEGORIE DANYCH:
- podstawowe dane kontaktowe,
- historia udziału w usługach (jeśli dotyczy).
CZAS PRZECHOWYWANIA:
- do czasu wniesienia sprzeciwu lub do upływu okresów przedawnienia roszczeń.
3.4 ZGODA (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – JEŚLI STOSOWANE
CEL:
- utrwalenie wizerunku (foto/wideo) w celach dokumentacyjnych i/lub promocyjnych,
- newsletter / komunikacja marketingowa (jeśli prowadzona na podstawie zgody),
- inne cele wskazane w treści zgody.
KATEGORIE DANYCH:
- wizerunek (foto/wideo) – jeżeli dotyczy,
- e-mail – jeżeli dotyczy newslettera.
CZAS PRZECHOWYWANIA:
- do momentu wycofania zgody, o ile nie istnieje inna podstawa prawna przetwarzania.
4. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH
Twoje dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
a) podmioty świadczące usługi IT i hostingowe (np. narzędzia komunikacji, platforma edukacyjna),
b) podmioty świadczące usługi księgowe i podatkowe,
c) operatorzy płatności i banki (jeżeli dotyczy),
d) firmy kurierskie/pocztowe (jeżeli dotyczy przesyłek),
e) instytucje finansujące/usługi publiczne (jeżeli dotyczy i w zakresie wymaganym),
f) organy publiczne – gdy wynika to z przepisów.
Dane mogą być przekazywane na podstawie umów powierzenia lub innych podstaw prawnych, z zachowaniem zasad RODO.
5. OKRES PRZECHOWYWANIA (RETENCJA)
1) Dane przetwarzane w związku z realizacją usługi przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji umowy oraz przez okres wynikający z:
a) przepisów księgowych/podatkowych – w zakresie dokumentacji rozliczeniowej,
b) okresów przedawnienia roszczeń,
c) wymogów instytucji finansujących – jeżeli dotyczy usług współfinansowanych,
d) do czasu wycofania zgody – jeżeli podstawą jest zgoda i nie ma innej podstawy prawnej.
2) Szczegółowy okres może się różnić w zależności od typu usługi i formy finansowania.
6. PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ
Przysługuje Ci prawo do:
a) dostępu do danych,
b) sprostowania danych,
c) usunięcia danych (w granicach dopuszczalnych prawem),
d) ograniczenia przetwarzania,
e) przenoszenia danych (gdy podstawą jest umowa),
f) wniesienia sprzeciwu (gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes),
g) wycofania zgody (jeśli podstawą jest zgoda; wycofanie nie wpływa na legalność przetwarzania przed wycofaniem).
Aby skorzystać z praw, skontaktuj się z nami danymi wskazanymi w pkt 2.
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 1 miesiąca (z możliwością przedłużenia o 2 miesiące w przypadkach przewidzianych RODO).
7. PRAWO DO SKARGI
Jeżeli uważasz, że przetwarzanie danych narusza RODO, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH
Dane osobowe pozyskujemy:
- bezpośrednio od Ciebie (np. zapis/rejestracja, kontakt, udział w usłudze, ankiety),
- od Klienta kierującego (np. pracodawcy) – jeżeli Usługa jest zamawiana dla Uczestników,
- od instytucji finansującej/operatora – jeżeli dotyczy usług współfinansowanych (w zakresie wymaganym).
9. ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE
Twoje dane nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie są profilowane w rozumieniu art. 22 RODO.
10. OBOWIĄZEK PODANIA DANYCH
1) Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do:
- zawarcia i realizacji umowy/usługi,
- komunikacji organizacyjnej,
- wystawienia dokumentów rozliczeniowych (jeśli dotyczy),
- spełnienia wymogów dokumentacyjnych – jeżeli dotyczy usług współfinansowanych.
2) Konsekwencją niepodania danych może być brak możliwości udziału w usłudze lub realizacji umowy.
11. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
Stosujemy adekwatne środki techniczne i organizacyjne, w szczególności:
- zabezpieczenia transmisji (np. szyfrowanie połączeń, jeśli dotyczy),
- ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób upoważnionych,
- zabezpieczenie nośników i dokumentacji,
- szkolenia osób upoważnionych,
- regularną weryfikację i aktualizację środków bezpieczeństwa.
12. AKTUALIZACJA KLAUZUL
Klauzule mogą być aktualizowane w związku ze zmianami prawa lub praktyk przetwarzania. Aktualna wersja jest udostępniana przez Usługodawcę (np. w Serwisie/Platformie).
13. PYTANIA I KONTAKT
Jeżeli masz pytania dotyczące przetwarzania danych – skontaktuj się z nami danymi z pkt 2.
Porozmawiajmy o kolejnym kroku.
Wspólnie określimy proces, dostępne dane i efekt, który warto sprawdzić. Na tej podstawie dobierzemy punkt startu.
Umów rozmowęAlbo napisz: hello@wearefuture.ai
